Excel

Validación de datos con una tabla de Excel

Data Validation With An Excel Table

Hoja de trabajo de práctica incluida con capacitación en video en línea .

En este video, veremos cómo aplicar la validación de datos a una tabla de Excel. También veremos cómo usar los valores en una tabla para la validación de datos.





Esta tabla es una lista simple de proyectos que muestra un flujo de ventas.

La última columna está destinada a mostrar el estado actual de una oportunidad determinada.





A la derecha, en la columna G, hay una lista de posibles estados.

Para ilustrar cómo funciona la validación de datos con tablas, configuraré la última columna de la tabla para aplicar los valores en la columna G, proporcionando una lista desplegable.



Para comenzar, seleccionaré la columna de etapa, luego haré clic en el botón de validación de datos en la pestaña Datos de la cinta.

A continuación, estableceré el tipo en 'Lista' y señalaré los valores en la columna G.

Después de hacer clic en Aceptar, el menú desplegable aparece en la tabla.

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Y si intento ingresar cualquier valor que no esté en la lista, Excel mostrará una advertencia.

Si agrego una nueva fila a la tabla, también recoge la validación de datos.

Entonces esto funciona bastante bien.

Sin embargo, observe que si agrego un nuevo valor debajo de las etapas existentes, no aparece en la lista desplegable.

Es de esperar, porque no hay nada dinámico en la configuración actual. Básicamente, he codificado una referencia a los valores en la columna G, y esta referencia no cambiará.

Quizás se pregunte si podemos crear una segunda tabla para las etapas y luego retroalimentar esos valores a la validación de datos utilizada en la primera tabla.

Probémoslo.

Primero, convertiré la lista de etapas en una tabla.

En este punto, nada cambia. La validación de datos sigue funcionando con normalidad.

Pero observe que si agrego una nueva etapa, aparece automáticamente en el menú desplegable.

Si reviso la ventana de entrada de validación de datos, puede ver que el rango se ha expandido automáticamente.

Generalmente, cuando una referencia de celda corresponde a una columna completa en una tabla, Excel actualizará la referencia cuando sea necesario.

En este caso, esto significa que Excel actualizará los valores desplegables para mantenerse sincronizados con la segunda tabla.

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Desafortunadamente, no puede usar referencias estructuradas directamente en la ventana de entrada de validación de datos.

Si intenta hacer esto, Excel se quejará.

Sin embargo, para crear una solución más transparente, puede configurar un rango con nombre que apunte a una columna de la tabla y luego usar el rango con nombre para la validación de datos.

Veremos cómo hacer esto en un video separado.



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