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29 formas de ahorrar tiempo con fórmulas de Excel

29 Ways Save Time With Excel Formulas

Las fórmulas son el pan y la mantequilla de Excel. Si usa Excel de manera regular, apuesto a que usa muchas fórmulas. Pero elaborar una fórmula que funcione puede llevar demasiado tiempo. En este artículo, comparto algunos buenos consejos para ahorrarle tiempo al trabajar con fórmulas en Excel.

Video: 20 consejos para ahorrar tiempo con fórmulas de Excel



1. No agregue los paréntesis finales a una función

¡Comencemos con algo realmente fácil! Cuando ingresa una función por sí sola (SUMA, PROMEDIO, etc.), no necesita ingresar los paréntesis de cierre finales. Por ejemplo, puede ingresar:



= SUMA (A1: A10

y presione regresar. Excel agregará los paréntesis de cierre por usted. Es una cosa pequeña, pero conveniente.



Nota: esto no funcionará si su fórmula contiene más de un par de paréntesis.

Antes: se omiten los paréntesis de cierre

Después de presionar enter - los paréntesis se agregan automáticamente



2. Mueva una fórmula y evite que las referencias cambien

Una de las características más poderosas de Excel son las direcciones relativas: cuando copia una fórmula en una nueva ubicación, todas las direcciones relativas cambiarán. A menudo, esto es exactamente lo que desea, porque la reutilización de fórmulas es una de las técnicas más importantes de una hoja de trabajo bien construida y fácil de mantener.

Pero a veces es necesario mover o copiar una fórmula a una nueva ubicación y no desea que la fórmula cambie en absoluto. Hay varias formas de hacer esto.

Si solo está moviendo una fórmula a una ubicación cercana, intente arrastrar y soltar. Arrastrar mantendrá todas las direcciones intactas y sin cambios.

Agarra el borde de la selección

Arrastra a una nueva ubicación

Si mueve una fórmula a un lugar más distante, use cortar y pegar. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Cuando corta una fórmula, sus referencias no cambian.

3. Copie una fórmula y evite que cambien las referencias

Nota: puede cambiar todas las referencias de celda para que sean absolutas, pero esta sugerencia asume que no desea hacer eso, por el motivo que sea.

Si solo necesita copiar una sola fórmula, seleccione la fórmula completa en la barra de fórmulas y cópiela en el portapapeles. Luego, puede pegar en una nueva ubicación. El resultado será una fórmula idéntica a la original.

Para copiar un grupo de fórmulas a una nueva ubicación sin afectar las referencias, puede usar buscar y reemplazar. Seleccione las fórmulas que desea copiar, luego busque y reemplace el signo igual (=) en las fórmulas con el carácter de almohadilla (#). Esto convertirá las fórmulas a texto. Ahora copie y pegue las fórmulas en una nueva ubicación. Después de pegar las fórmulas y con todas las fórmulas seleccionadas, invierta el proceso de búsqueda y reemplazo. Busque el hash (#) y reemplace un signo igual (=). Esto restaurará las fórmulas para que funcionen correctamente. (Crédito: Tom urtis )

4. Haga doble clic en el controlador de relleno para copiar fórmulas

Cuando agrega fórmulas a tablas, una de las cosas que hace con más frecuencia es copiar la fórmula de la primera fila de la tabla a la última fila de la tabla. Si conoce los métodos abreviados de teclado para navegar por los datos en Excel, puede utilizarlos para pegar rápidamente una columna completa de fórmulas con solo unas pocas pulsaciones de tecla. Sin embargo, el controlador de llenado es aún más rápido, porque no es necesario navegar hasta la parte inferior de la tabla.

El controlador de relleno es el pequeño rectángulo que se encuentra en la esquina inferior derecha de todas las selecciones en Excel. Siempre que la fórmula se encuentre en una columna al lado de otra columna con un conjunto completo de datos, puede simplemente hacer doble clic en el controlador de relleno para copiar la fórmula hasta el final de la tabla.

El mango de llenado

Excel copia la fórmula

Nota: Este consejo no funcionará si no hay una columna completa de datos a la izquierda de la fórmula que está ingresando. Excel usa estos datos para averiguar qué tan abajo en la hoja de trabajo se debe copiar la fórmula. Sin embargo, puede usar este siguiente enfoque ...

Si la selección no es demasiado grande, también puede rellenar fórmulas en una hoja de trabajo utilizando el acceso directo para Rellenar hacia abajo (Control + D). Solo asegúrese de seleccionar primero la fórmula original y las celdas de destino. Esto es más rápido que copiar / pegar, pero no tan rápido como el controlador de relleno, especialmente si está copiando la fórmula en un grupo grande de celdas.

Video: Atajos para moverse rápidamente por una lista grande

5. Use una tabla para ingresar fórmulas automáticamente

Una forma aún más rápida de ingresar fórmulas es convertir primero su tabla en una tabla oficial de Excel. La terminología aquí es confusa, ya que cualquier dato con más de una columna es técnicamente una 'tabla', pero Excel tiene una estructura formal llamada Tabla que proporciona muchos beneficios. Una vez que convierta sus datos en una tabla (Ambas plataformas: Ctrl + T), todas las fórmulas que ingrese en la primera fila se copiarán automáticamente a lo largo de la tabla. Esto ahorra mucho tiempo y también ayuda a prevenir errores.

Ingrese la fórmula normalmente

Presione enter para copiar la fórmula hacia abajo

Como beneficio adicional, cada vez que actualice una fórmula en una tabla, Excel volverá a actualizar todas las fórmulas similares en la misma columna.

Nota: las fórmulas en una tabla usarán automáticamente referencias estructuradas (es decir, en el ejemplo anterior = [@ Hours] * [@ Rate] en lugar de = C4 * D4. Sin embargo, puede escribir direcciones de celda directamente y se conservarán.

6. Use la pestaña Autocompletar + para ingresar funciones

Cuando ingresa un signo igual y comienza a escribir, Excel comenzará a hacer coincidir el texto que ingrese con la enorme lista de funciones que están disponibles. A medida que escribe, verá una lista de funciones 'candidatas' a continuación. Esta lista se reducirá con cada letra que escriba. Una vez que la función que desea está seleccionada en la lista, puede 'pedir' a Excel que la ingrese presionando la tecla tabulador. En Windows, las funciones se seleccionan automáticamente a medida que escribe. En una Mac, las opciones se presentan pero no se seleccionan, por lo que debe dar un paso más: use la tecla de flecha para seleccionar la función que desea, luego presione tab o regrese para que Excel ingrese la función por usted.

Resalte la mejor coincidencia y presione la pestaña

Excel autocompleta la función

7. Use Control + clic para ingresar argumentos

¿No te gusta escribir comas entre argumentos? Puede hacer que Excel lo haga por usted. Cuando ingrese argumentos en una función, simplemente mantenga presionada la tecla Control (Mac: Comando) mientras hace clic en cada referencia y Excel ingresará comas automáticamente. Por ejemplo, puede ingresar una fórmula como: = SUM (A1, B10, C5: C10) ingresando '= SUM (' luego Control-clic en cada referencia. Esto funcionará con cualquier función en la que esté proporcionando referencias como argumentos.

Control o comando, haga clic en la celda siguiente

Control o comando haga clic de nuevo

Todas las comas fueron ingresadas por Excel

8. Utilice la ventana de sugerencias de fórmulas para seleccionar argumentos.

Siempre que esté trabajando con una fórmula que contenga una función de Excel, recuerde que siempre puede usar la ventana de sugerencias para seleccionar argumentos. Esto puede ahorrar mucho tiempo si la fórmula es complicada, especialmente si contiene muchos paréntesis anidados. Para seleccionar argumentos, trabaje en dos pasos. En el paso uno, haga clic para colocar el cursor dentro de la función cuyo argumento desea seleccionar. Excel luego mostrará una pista para esa función que muestra todos los argumentos. En el paso dos, haga clic en el argumento que desea seleccionar. Excel seleccionará todo el argumento, incluso cuando contenga otras funciones o fórmulas. Ésta es una buena forma de seleccionar argumentos cuando se usa F9 para depurar una fórmula.

Pase el cursor sobre el argumento en la sugerencia de la pantalla de fórmulas

Haga clic en el argumento para seleccionar dentro de la fórmula

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9. Inserte marcadores de posición de argumentos de función con un atajo

Normalmente, al ingresar una función, Excel presentará sugerencias sobre cada argumento a medida que agrega comas. Pero a veces es posible que desee que Excel agregue marcadores de posición para todos los argumentos de la función a la vez. Si es así, te alegrará saber que hay un atajo para eso.

Cuando ingrese una función, después de que Excel haya reconocido el nombre de la función, escriba Control + Shift + A (ambas plataformas). Por ejemplo, si escribe '= FECHA (' y luego usa Control + Mayús + A, Excel le dará '= FECHA (año, mes, día)'. A continuación, puede hacer doble clic en cada argumento (o usar la sugerencia de función ventana para seleccionar cada argumento) y cámbielo al valor que desee.

Asegúrese de que se reconozca la función

Control + Shift + A inserta argumentos con nombre

10. Mueva la 'fórmula' fuera de su camino

A veces, cuando ingresa una fórmula, el la ventana de sugerencias de fórmula se interpone en su camino , bloqueando su vista de otras celdas que desea ver en la hoja de trabajo. Cuando eso suceda, recuerde que puede mover la ventana de sugerencias fuera de su camino. Simplemente coloque el mouse sobre el borde de la ventana hasta que vea que el cursor cambia, luego haga clic y arrastre a una nueva ubicación. Luego, puede continuar ingresando o editando su fórmula. Dependiendo de la estructura de su hoja de trabajo, otra forma de manejar este problema es editar la fórmula en la barra de fórmulas en lugar de hacerlo directamente en la celda.

Agarra el borde de la punta de la pantalla

Arrastra la punta de la pantalla fuera de tu camino

11. Alternar la visualización de todas las fórmulas a la vez

Siempre que edita una celda que contiene una fórmula, Excel muestra automáticamente la fórmula en lugar de su resultado. Pero a veces es posible que vea todas las fórmulas en una hoja de trabajo a la vez. Para hacer esto, simplemente use el atajo de teclado para mostrar fórmulas: Control + ~ (eso es una tilde). Con este acceso directo, puede alternar rápidamente la visualización de todas las fórmulas en una hoja de trabajo o desactivarlas. Esta es una buena manera de ver todas las fórmulas a la vez y comprobar la coherencia de las fórmulas.

Control + `revela todas las fórmulas

Todas las fórmulas visibles

12. Seleccione todas las fórmulas en una hoja de trabajo a la vez

Otra forma de ver todas las fórmulas en una hoja de trabajo es seleccionarlas. Puede hacer esto usando las funciones más poderosas (y ocultas) en Excel: es Ir a> Especial (Ctrl + G). Con este comando, puede seleccionar todo tipo de cosas interesantes en Excel, incluidas celdas en blanco, celdas que contienen números, celdas que están en blanco y mucho más. Una de las opciones son las celdas que contienen fórmulas. Para seleccionar todas las celdas que contienen fórmulas en una hoja de trabajo, simplemente escriba Ctrl + G para que aparezca el cuadro de diálogo Ir a, luego haga clic en el botón Especial, luego seleccione Fórmulas. Al hacer clic en Aceptar, se seleccionarán todas las celdas que contienen fórmulas.

Control + G para abrir Ir a especial

Haga clic en el botón Especial

Seleccionar fórmulas

Todas las fórmulas están seleccionadas

Si desea seleccionar solo un subconjunto de fórmulas en una hoja de trabajo, primero haga una selección y luego use el mismo comando.

13. Use pegado especial para convertir fórmulas a valores estáticos

Un problema común en Excel es la necesidad de evitar que cambien los valores calculados. Por ejemplo, tal vez desee simplificar una hoja de trabajo eliminando las columnas 'auxiliares' que utilizó para generar ciertos valores. Pero si elimina estas columnas con fórmulas que aún se refieren a ellas, obtendrá una gran cantidad de errores #REF. La solución es convertir primero las fórmulas en valores y luego eliminar las columnas adicionales. La forma más sencilla de hacerlo es utilizar Pegado especial. Primero, seleccione las fórmulas que desea convertir y cópielas en el portapapeles. A continuación, con las fórmulas aún seleccionadas, abra el cuadro de diálogo Pegado especial (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) y use la opción Valores. Esto reemplazará todas las fórmulas que seleccionó con los valores que habían calculado.

Fórmulas seleccionadas y copiadas

Pegar especial invocado

¡No más fórmulas!

14. Utilice Pegado especial para ajustar los valores en su lugar

Otro problema común en Excel es la necesidad de cambiar muchos valores en su lugar. Por ejemplo, quizás tenga una lista de 500 precios de productos y necesite aumentar todos los precios en un 5%. ¿O tal vez tiene una lista de 100 fechas que deben trasladarse al futuro en una semana? En tales casos, puede agregar una columna 'auxiliar' a su tabla, realizar el cálculo requerido, convertir los resultados en valores y luego copiarlos en la columna original. Pero si solo necesita un cálculo simple, Pegado especial es mucho más simple y rápido, porque puede cambiar el valor directamente sin fórmulas adicionales.

Por ejemplo, para convertir un conjunto de fechas en su lugar a una semana después, haga lo siguiente: agregue el número 7 a cualquier celda de la hoja de trabajo y luego cópielo en el portapapeles. A continuación, seleccione todas las fechas que desee cambiar. Luego, use Pegado especial> Operaciones> Agregar. Cuando haga clic en Aceptar, Excel agregará el número 7 a las fechas que ha seleccionado, adelantándolas en el tiempo 7 días, sin necesidad de crear columnas auxiliares.

Copiar valor de temperatura y seleccionar fechas

Pegar especial con Valores + Agregar

Todas las fechas se adelantaron 7 días

Para aumentar un conjunto de precios en un 10%, utilice el mismo enfoque. Ingrese 1.10 en una celda y cópielo en el portapapeles. Luego, seleccione los precios que desea cambiar y use Pegado especial> Operaciones> Multiplicar para convertir todos los precios en su lugar. Una vez que aprendas este consejo, encontrarás muchos usos inteligentes para él.

Copiar valor de temperatura y seleccionar precios

Pegar especial con valores + multiplicar

Todos los precios aumentaron un 10%

Nota: esto solo funciona con valores. ¡No lo intentes con fórmulas!

15. Utilice rangos con nombre para que las fórmulas sean más legibles

Uno de los consejos profesionales más antiguos del libro es utilizar rangos con nombre en sus fórmulas para hacerlas más legibles. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de trabajo simple que muestra las horas trabajadas para un equipo pequeño. Para cada persona, desea multiplicar sus horas trabajadas por una única tarifa por hora. Suponiendo que la tarifa por hora está en la celda A1, sus fórmulas podrían verse así:

= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1

Pero si nombra la celda A1 'hourly_rate', sus fórmulas se verán así:

= B3 * tarifa_hora
= B4 * tarifa_hora
= B5 * tarifa_hora

Los rangos de nombres de esta manera hacen que las fórmulas sean mucho más legibles y ahorra ingresar muchos signos de dólar ($) para crear referencias absolutas.

Los rangos de nombres es fácil. Simplemente seleccione el rango / celda (s) que desea nombrar, luego escriba un nombre en el cuadro de nombre y presione Intro. Ahora que ha nombrado un rango, Excel lo usará cada vez que apunte y haga clic en el rango mientras crea una fórmula; cuando haga clic en un rango con nombre, verá que su nombre se inserta automáticamente en la fórmula. Como beneficio adicional, también puede navegar fácilmente al rango con nombre cuando lo desee. Simplemente seleccione el nombre del menú desplegable que aparece junto al cuadro de nombre.

Fórmula normal sin rango de nombres

Nombrar la celda C2

Fórmula actualizada para usar rango con nombre

16. Aplicar nombres a fórmulas existentes automáticamente

¿Qué sucede cuando ya ha creado fórmulas y luego crea una rango con nombre quieres usar en ellos? En realidad, nada. Excel no realizará ningún cambio en sus fórmulas existentes ni ofrecerá aplicar los nuevos nombres de rango automáticamente. Sin embargo, hay una forma de aplicar nombres de rango a fórmulas existentes. Simplemente seleccione las fórmulas a las que desea aplicar nombres y luego use la función Aplicar nombres.

Una vez que la ventana Aplicar nombres esté abierta, seleccione los nombres que desea aplicar y haga clic en Aceptar. Excel reemplazará las referencias correspondientes con los nombres que seleccionó.

Seleccione todas las celdas de fórmula para aplicar el rango con nombre a

cómo hacer referencia a una tabla en Excel

Aplicar nombres en la pestaña Fórmulas de la cinta

Seleccione el rango con nombre para aplicar

Rango con nombre aplicado automáticamente

17. Guarde una fórmula que no esté lista

Si está trabajando con una fórmula más compleja, es muy probable que tome un tiempo lograr que la fórmula funcione correctamente. Pero es posible que tenga poco tiempo y deba volver a la fórmula más tarde para que funcione como desea. Desafortunadamente, Excel no le permitirá ingresar una fórmula rota. Si lo intenta, Excel se quejará en voz alta de que la fórmula tiene errores y no le permitirá continuar hasta que haya resuelto todos los problemas.

Sin embargo, hay una solución sencilla: convierta temporalmente la fórmula en texto. Para hacer esto, puede agregar un solo apóstrofe al principio de la fórmula (antes del =), o simplemente eliminar el signo igual por completo. En ambos casos, Excel dejará de intentar evaluar la fórmula y le permitirá ingresarla como está. Más tarde, puede volver a la fórmula y reanudar el trabajo.

18. Conozca las funciones que ofrece Excel

Existen funciones para resolver problemas específicos. Puede pensar en una función como una fórmula prediseñada con un nombre, propósito y valor de retorno específicos. Por ejemplo, la función ADECUADA tiene un solo propósito: escribe palabras en mayúscula. Dale un texto como 'nEW York CiTY' y te devolverá 'New York City'. Las funciones son increíblemente útiles cuando resuelven un problema que tiene, por lo que tiene sentido familiarizarse con las funciones disponibles en Excel.

Ver: Guía de funciones de Excel y 500 ejemplos de fórmulas de Excel para obtener una lista de las funciones y fórmulas de uso común que las utilizan.

Nota: Las personas a menudo se confunden con la terminología utilizada para hablar de funciones y fórmulas. Una forma fácil de pensar en ello es la siguiente: todo lo que comienza con un signo igual en Excel es una fórmula. Según esta definición, todas las funciones también son fórmulas y las fórmulas pueden contener múltiples funciones.

19. Use F4 para alternar referencias relativas y absolutas

La clave para construir fórmulas que se puedan copiar elegantemente a nuevas ubicaciones y que aún funcionen correctamente, es usar la combinación correcta de referencias absolutas y relativas. La razón por la que esto es tan importante es porque le permite reutilizar fórmulas existentes en lugar de crear nuevas, y reutilizar la misma fórmula reduce drásticamente la posibilidad de errores en un libro de trabajo al limitar la cantidad de fórmulas que deben verificarse.

Sin embargo, convertir referencias entre referencias relativas y absolutas puede ser una molestia: escribir todos esos signos de dólar ($) es tedioso y propenso a errores. Afortunadamente, hay un gran atajo que te permite alternar rápidamente entre las 4 opciones disponibles para cada referencia: (Windows: F4, Mac: Command + T). Simplemente coloque el cursor en una referencia y use el atajo. Cada vez que lo use, Excel 'rotará' a la siguiente opción en este orden: completamente relativo (A1)> completamente absoluto ($ A $ 1)> Fila absoluta (A $ 1)> columna absoluta ($ A1).

20. Recuerde que las fórmulas y funciones devuelven un valor. Siempre.

Cuando estás luchando con una fórmula, a veces es porque piensas que parte de la fórmula está devolviendo un cierto valor, pero en realidad está devolviendo algo más. Para verificar lo que realmente devuelve una función o parte de una fórmula, use la sugerencia F9 a continuación.

Nota: La palabra 'retorno' proviene del mundo de la programación y, a veces, confunde a las personas nuevas en este concepto. En el contexto de las fórmulas de Excel, se usa así 'La función LEN devuelve un número' o 'La fórmula en la celda A1 devuelve un error'. Siempre que escuche la palabra 'retorno' con fórmula, solo piense en 'resultado'.

21. Usa F9 para evaluar partes de una fórmula.

El atajo F9 (fn + F9 en una Mac) puede resolver partes de una fórmula en tiempo real. Esta es una herramienta fantástica para depurar fórmulas más grandes, cuando necesita verificar que el resultado de una parte particular de la fórmula es el esperado. Para usar esta sugerencia, edite la fórmula y seleccione la expresión o función que desea evaluar (sugerencia: use la ventana de sugerencia de función para seleccionar argumentos completos). Una vez que tenga una selección, presione F9. Verá que parte de la fórmula se reemplaza por el valor que devuelve.

Nota: en Windows, puede deshacer F9, pero esto no parece funcionar en una Mac. Para salir de la fórmula sin hacer cambios, simplemente use Esc.

Video: Cómo verificar y depurar una fórmula con F9

22. Usa el Evaluador de fórmulas para resolver una fórmula paso a paso.

Cuando usar F9 para evaluar una fórmula se vuelve demasiado tedioso, es hora de desarrollar hardware más grande: Evaluar fórmula. Evaluar fórmula resuelve una fórmula paso a paso. Cada vez que haga clic en el botón Evaluar, Excel resolverá la parte subrayada de la fórmula y le mostrará el resultado. Puede encontrar Evaluar fórmula en la pestaña Fórmulas de la cinta, en el grupo Auditoría de fórmulas. Para usar Evaluar fórmula, seleccione una fórmula y haga clic en el botón de la cinta. Cuando se abra la ventana, verá la fórmula mostrada en un cuadro de texto con un botón Evaluar debajo. Una parte de la fórmula estará subrayada: esta es la parte que actualmente está 'en evaluación'. Al hacer clic en evaluar, la parte subrayada de la fórmula se reemplaza por el valor que devuelve. Puede seguir haciendo clic en evaluar hasta que la fórmula esté completamente resuelta.

Video: Cómo evaluar fórmulas complejas

Nota: Evaluar fórmula solo está disponible en la versión de Windows de Excel. La versión para Mac adopta un enfoque diferente, llamado Formula Builder, que muestra los resultados a medida que crea una fórmula. No es exactamente la misma funcionalidad, pero es muy útil y puede usarla con fórmulas que ya existen.

23. Cree fórmulas complejas en pequeños pasos

Cuando necesite crear una fórmula más compleja y no esté seguro de cómo hacerlo, comience con el enfoque general y algunos valores codificados. Luego agregue más lógica para reemplazar los valores codificados de forma rígida un paso a la vez. Por ejemplo, supongamos que desea escribir una fórmula que extraiga el nombre de un nombre completo. Sabe que puede usar la función IZQUIERDA para extraer texto de la izquierda, pero no está seguro de cómo calcular la cantidad de caracteres que debe extraer. Empiece por LEFT (full_name, 5) para que la fórmula funcione. Luego, averigüe cómo reemplazar el número 5 con un valor calculado. En este caso, puede calcular el número de caracteres a extraer utilizando la función BUSCAR para localizar la posición del primer carácter de espacio.

Video: Cómo construir una fórmula compleja paso a paso

24. Utilice rangos con nombre como variables

En muchos casos, tiene sentido usar rangos con nombre como variables para hacer que sus fórmulas sean más flexibles y más fáciles de trabajar. Por ejemplo, si está haciendo mucha concatenación (uniendo valores de texto), es posible que desee crear sus propios rangos con nombre para caracteres de nueva línea, caracteres de tabulación, etc. De esta forma, puede simplemente hacer referencia a los rangos con nombre directamente en lugar de agregar una gran cantidad de sintaxis compleja a sus fórmulas. Como beneficio adicional, si sus rangos con nombre contienen valores de texto, no necesita usar comillas alrededor del texto cuando los agrega a una fórmula. Esta idea es un poco difícil de explicar vea este video para un ejemplo detallado .

25. Utilice la concatenación en las etiquetas para aclarar las suposiciones

Cuando crea una hoja de trabajo que se basa en ciertos supuestos, puede ser un desafío mostrar claramente los supuestos que está haciendo. A menudo, tendrá un área determinada en la hoja de trabajo para entradas y otra área para salidas, y no hay espacio para mostrar ambas al mismo tiempo. Una forma de asegurarse de que las suposiciones clave sean claras es incrustarlas directamente en las etiquetas que aparecen en la hoja de trabajo mediante la concatenación, generalmente con la función TEXTO.

Por ejemplo, normalmente, puede tener una etiqueta que diga 'Costo del café' seguido de un costo calculado. Con la concatenación, puede hacer que la etiqueta diga 'Costo del café ($ 2.00 / taza): lo que deja en claro que ha asumido un costo de $ 2.00 / taza.

Video: aclarar los supuestos con la concatenación

26. Agregue saltos de línea a los IF anidados para que sean más fáciles de leer

Cuando está creando una fórmula IF anidada, hacer un seguimiento de los argumentos verdaderos y falsos en una tormenta de paréntesis puede resultar muy confuso. Mientras discute los paréntesis, es fácil cometer un error en la lógica. Sin embargo, hay una manera simple de hacer que una fórmula con múltiples declaraciones IF sea mucho más fácil de leer: simplemente agregue saltos de línea a la fórmula después de cada argumento VERDADERO. Esto hará que la fórmula se lea más como una tabla.

Video: Cómo hacer que los IF anidados sean más fáciles de leer

27. Ingrese funciones con Autocompletar

Cuando ingresa una función, Excel intentará adivinar el nombre de la función que desea y presentará una lista de Autocompletar para que la seleccione. La pregunta es, ¿cómo acepta una de las opciones mostradas y aún permanece en modo de edición? El truco consiste en usar la tecla de tabulación. Cuando presiona el tabulador, Excel agrega la función completa y deja el cursor activo entre paréntesis para que pueda completar los argumentos según sea necesario. En una Mac, primero debe usar la tecla de flecha hacia abajo para seleccionar la función que desea agregar, luego presione Tab para insertar la función.

28. Use Autosuma para ingresar fórmulas SUM

No siempre tiene la oportunidad de usar este Autosuma, pero cuando lo hace, es satisfactorio. Autosuma funciona tanto para filas como para columnas. Simplemente seleccione una celda vacía a la derecha o debajo de las celdas que desea sumar y escriba Alt + = (Mac: Comando + Mayús + T). Excel adivinará el rango que está intentando sumar e insertará la función SUMA en un solo paso. Si desea ser más específico, para que Excel no adivine, primero seleccione el rango que desea sumar, incluida la celda donde le gustaría que estuviera la función SUMA.

AutoSum incluso insertará múltiples funciones SUM al mismo tiempo. Para sumar varias columnas, seleccione un rango de celdas vacías debajo de las columnas. Para sumar varias filas, seleccione un rango de celdas vacías en una columna a la derecha de las filas.

Finalmente, puede usar Autosuma para agregar totales de filas y columnas al mismo tiempo para una tabla completa. Simplemente seleccione una tabla completa de números, incluidas las celdas vacías debajo de la tabla y a la derecha de la tabla, y use el acceso directo. Excel agregará las funciones SUM apropiadas en las celdas vacías, brindándole totales de columna, totales de fila y un total general en un solo paso.

29. Ingrese la misma fórmula en varias celdas a la vez

A menudo, deberá ingresar la misma fórmula en un grupo de celdas. De hecho, puede hacer esto en un solo paso con el atajo de teclado Control + Enter. Simplemente seleccione todas las celdas al mismo tiempo, luego ingrese la fórmula normalmente como lo haría para la primera celda. Luego, cuando haya terminado, en lugar de presionar Enter, presione Control + Enter. Excel agregará la misma fórmula a todas las celdas de la selección, ajustando las referencias según sea necesario. Cuando usa este enfoque, no tiene que copiar y pegar, completar o usar el controlador de relleno. Terminaste en un solo paso.

También puede utilizar esta misma técnica para editar varias fórmulas al mismo tiempo. Simplemente seleccione todas las fórmulas a la vez, realice el cambio que necesita y presione Control + Entrar.

Autor Dave Bruns


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