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19 consejos para fórmulas IF anidadas

19 Tips Nested If Formulas

los Función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. IF es una función simple, y a la gente le encanta IF porque les da el poder de hacer Excel responder a medida que la información se ingresa en una hoja de cálculo. Con IF, puede darle vida a su hoja de cálculo.

Pero un IF a menudo conduce a otro, y una vez que combina más de un par de IF, sus fórmulas pueden comenzar a parecerse a los pequeños Frankensteins :)



¿Son malvados los FI anidados? ¿Son a veces necesarios? Cuales son las alternativas?



Siga leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas y más ...

1. IF básico

Antes de hablar sobre IF anidado, repasemos rápidamente la estructura IF básica:



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La función SI ejecuta una prueba y realiza diferentes acciones dependiendo de si el resultado es verdadero o falso.

Tenga en cuenta los corchetes ... estos significan que los argumentos son opcionales. Sin embargo, debe proporcionar cualquiera un valor de verdadero o un valor de falso.

Para ilustrar, aquí usamos IF para verificar puntajes y calcular 'Aprobado' para puntajes de al menos 65:



Función IF básica - retorno

La celda D3 del ejemplo contiene esta fórmula:

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Que se puede leer así: si la puntuación en C3 es al menos 65, devuelva 'Aprobado'.

Sin embargo, tenga en cuenta que si la puntuación es menos que 65, SI devuelve FALSO, ya que no proporcionamos un valor si es falso. Para mostrar 'Fallo' para las calificaciones que no aprobaron, podemos agregar 'Fallo' como el argumento falso así:

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Función IF básica: con un valor agregado para falso

Video: Cómo construir fórmulas lógicas .

2. Qué significa anidar

Anidar simplemente significa combinar fórmulas, una dentro de la otra, de modo que una fórmula maneje el resultado de otra. Por ejemplo, aquí hay una fórmula donde la función HOY está anidada dentro de la función MES:

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La función HOY devuelve la fecha actual dentro de la función MES. La función MES toma esa fecha y devuelve el mes actual. Incluso las fórmulas moderadamente complejas usan el anidamiento con frecuencia, por lo que verá anidamiento en todas partes en fórmulas más complejas.

3. Un IF anidado simple

Un IF anidado son solo dos declaraciones IF más en una fórmula, donde una instrucción IF aparece dentro de la otra.

Para ilustrar, a continuación, he extendido la fórmula original de aprobación / falla anterior para manejar resultados 'incompletos' agregando una función IF y anidando una IF dentro de la otra:

Un IF anidado básico

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El IF externo se ejecuta primero y prueba para ver si C3 está en blanco. Si es así, el IF externo devuelve 'Incompleto' y el IF interno nunca se ejecuta.

Si la puntuación es no en blanco , el IF externo devuelve FALSE y se ejecuta la función IF original.

Aprenda IF anidados con formación en vídeo clara y concisa .

4. Un IF anidado para escalas

A menudo verá IF anidados configurados para manejar 'escalas' ... por ejemplo, para asignar calificaciones, costos de envío, tasas de impuestos u otros valores que varían en una escala con una entrada numérica. Siempre que no haya demasiados niveles en la escala, los IF anidados funcionan bien aquí, pero debe mantener la fórmula organizada o será difícil de leer.

El truco consiste en decidir una dirección (de mayor a menor o de menor a mayor) y luego estructurar las condiciones en consecuencia. Por ejemplo, para asignar calificaciones en un orden de 'menor a mayor', podemos representar la solución necesaria en la siguiente tabla. Tenga en cuenta que no hay ninguna condición para 'A', porque una vez que hemos pasado por todas las demás condiciones, sabemos que la puntuación debe ser mayor que 95 y, por lo tanto, una 'A'.

Puntaje Calificación Condición
0-63 F <64
64-72 D <73
73-84 C <85
85-94 B <95
95-100 A

Con las condiciones claramente entendidas, podemos ingresar la primera declaración IF:

sobresalir if declaración rango de condiciones múltiples
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Esto se encarga de 'F'. Ahora, para manejar 'D', necesitamos agregar otra condición:

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Tenga en cuenta que simplemente dejé caer otro SI en el primer SI para el resultado 'falso'. Para extender la fórmula para manejar 'C', repetimos el proceso:

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Seguimos por este camino hasta llegar al último grado. Luego, en lugar de agregar otro IF, simplemente agregue la calificación final para falso.

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Aquí está la fórmula IF anidada final en acción:

Ejemplo de IF anidado completado para calcular calificaciones

Video: Cómo hacer un SI anidado para asignar calificaciones

5. Los IF anidados tienen un flujo lógico

Muchas fórmulas se resuelven de adentro hacia afuera, porque las funciones o expresiones 'internas' deben resolverse primero para que el resto de la fórmula continúe.

Los IF anidados tienen su propio flujo lógico, ya que los IF 'externos' actúan como una puerta de entrada a los IF 'internos'. Esto significa que los resultados de los IF externos determinan si los IF internos incluso se ejecutan. El siguiente diagrama visualiza el flujo lógico de la fórmula de calificación anterior.

El flujo lógico de un IF anidado

6. Utilice Evaluar para observar el flujo lógico.

En Windows, puede utilizar el Evaluar característica para ver cómo Excel resuelve sus fórmulas, paso a paso. Esta es una excelente manera de 'ver' el flujo lógico de fórmulas más complejas y de solucionar problemas cuando las cosas no funcionan como esperaba. La siguiente pantalla muestra la ventana Evaluar abierta y lista para funcionar. Cada vez que hace clic en el botón Evaluar, se resuelve el 'siguiente paso' de la fórmula. Puede encontrar Evaluar en la pestaña Fórmulas de la cinta (Alt M, V).

Usar Evaluar para recorrer un IF anidado que asigna calificaciones

Desafortunadamente, la versión para Mac de Excel no contiene la función Evaluar, pero aún puede usar el truco F9 a continuación.

7. Utilice F9 para comprobar los resultados.

Cuando selecciona una expresión en la barra de fórmulas y presiona la tecla F9, Excel resuelve solo la parte seleccionada. Esta es una forma poderosa de confirmar lo que realmente está haciendo una fórmula. En la siguiente pantalla, estoy usando las ventanas de sugerencias de pantalla para seleccionar diferentes partes de la fórmula, luego hago clic en F9 para ver esa parte resuelta:

Usando F9, verifique un IF anidado que asigna calificaciones

Use Control + Z (Comando + Z) en una Mac para deshacer F9. También puede presionar Esc para salir del editor de fórmulas sin ningún cambio.

Video: Cómo depurar una fórmula con F9

8. Conoce tus límites

Excel tiene límites sobre la profundidad con la que se pueden anidar las funciones IF. Hasta Excel 2007, Excel permitía hasta 7 niveles de IF anidados. En Excel 2007+, Excel permite hasta 64 niveles.

Sin embargo, solo porque tu lata anidar muchas FI, no significa que debería . Cada nivel adicional que agregue hace que la fórmula sea más difícil de comprender y solucionar. Si se encuentra trabajando con un IF anidado a más de unos pocos niveles de profundidad, probablemente debería adoptar un enfoque diferente; consulte las alternativas a continuación.

9. Combina los paréntesis como un profesional

Uno de los desafíos con los IF anidados es hacer coincidir o 'equilibrar' los paréntesis. Cuando los paréntesis no coinciden correctamente, su fórmula no funciona. Afortunadamente, E xcel proporciona un par de herramientas para ayudarlo a asegurarse de que los paréntesis estén 'equilibrados' al editar fórmulas.

Primero, una vez que tenga más de un par de paréntesis, los paréntesis están codificados por colores para que los paréntesis de apertura coincidan con los paréntesis de cierre. Estos colores son bastante difíciles de ver, pero están ahí si miras de cerca:

Los paréntesis de las fórmulas tienen el mismo color, pero son difíciles de ver

Segundo (y mejor) cuando cierra un paréntesis, Excel pondrá brevemente en negrita el par coincidente. También puede hacer clic en la fórmula y usar la tecla de flecha para moverse entre paréntesis, y Excel pondrá brevemente en negrita ambos paréntesis cuando haya un par coincidente. Si no hay coincidencia, no verá negrita.

Desafortunadamente, la negrita es una característica exclusiva de Windows. Si está utilizando Excel en una Mac para editar fórmulas complejas, a veces tiene sentido copiar y pegar la fórmula en un buen editor de texto ( Text Wrangler es gratis y excelente) para obtener mejores herramientas de coincidencia de paréntesis. Text Wrangler parpadeará cuando los paréntesis coincidan, y puede usar Comando + B para seleccionar todo el texto contenido entre paréntesis. Puede pegar la fórmula nuevamente en Excel después de haber arreglado las cosas.

10. Utilice la ventana de sugerencias en pantalla para navegar y seleccionar

Cuando se trata de navegar y editar IF anidados, la sugerencia de la pantalla de funciones es su mejor amigo. Con él, puede navegar y seleccionar con precisión todos los argumentos en un IF anidado:

Navegue y seleccione argumentos de fórmula con la sugerencia de pantalla

Puedes verme usar mucho la ventana de sugerencias de pantalla en este video: Cómo construir un IF anidado .

11. Tenga cuidado con el texto y los números

Solo como un recordatorio rápido, cuando trabaje con la función SI, tenga cuidado de que los números y el texto coincidan correctamente. A menudo veo fórmulas SI así:

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¿Es la puntuación de la prueba en A1 De Verdad texto y no un número? ¿No? Entonces no use comillas alrededor del número. De lo contrario, la prueba lógica devolverá FALSE incluso cuando el valor sea una calificación aprobatoria, porque '100' no es lo mismo que 100. Si la calificación de la prueba es numérica, utilice esto:

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12. Agregar saltos de línea hace que los IF anidados sean fáciles de leer

Cuando trabaja con una fórmula que contiene muchos niveles de IF anidados, puede ser complicado mantener las cosas en orden. Debido a que a Excel no le importan los 'espacios en blanco' en las fórmulas (es decir, espacios adicionales o saltos de línea), puede mejorar en gran medida la legibilidad de los if anidados agregando saltos de línea.

Por ejemplo, la siguiente pantalla muestra un IF anidado que calcula una tasa de comisión basada en un número de ventas. Aquí puede ver la estructura IF anidada típica, que es difícil de descifrar:

Los IF anidados sin saltos de línea son difíciles de leer

Sin embargo, si agrego saltos de línea antes de cada 'valor si es falso', la lógica de la fórmula salta claramente. Además, la fórmula es más fácil de editar:

Los saltos de línea facilitan la lectura de los IF anidados

Puede agregar saltos de línea en Windows con Alt + Enter, en una Mac, use Control + Opción + Retorno.

Video: Cómo hacer que un SI anidado sea más fácil de leer .

13. Limite los IF con Y y O

Los IF anidados son poderosos, pero se complican rápidamente a medida que agrega más niveles. Una forma de evitar más niveles es usar IF en combinación con las funciones AND y OR. Estas funciones devuelven un resultado VERDADERO / FALSO simple que funciona perfectamente dentro de IF, por lo que puede usarlas para extender la lógica de un solo IF.

Por ejemplo, en el problema siguiente, queremos poner una 'x' en la columna D para marcar las filas donde el color es 'rojo' y el tamaño es 'pequeño'.

IF con la función AND es más simple que dos IF anidados

Podríamos escribir la fórmula con dos IF anidados como este:

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Sin embargo, al reemplazar la prueba con la función AND, podemos simplificar la fórmula:

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De la misma manera, podemos extender fácilmente esta fórmula con la función OR para verificar si hay rojo O azul Y pequeño:

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Todo esto pudo hacerse con IF anidados, pero la fórmula se volvería más compleja rápidamente.

Video: SI esto O aquello

14. Reemplace los IF anidados con BUSCARV

Cuando un IF anidado simplemente asigna valores basados ​​en una sola entrada, se puede reemplazar fácilmente con el Función BUSCARV . Por ejemplo, este IF anidado asigna números a cinco colores diferentes:

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Podemos reemplazarlo fácilmente con esta VLOOKUP (mucho más simple):

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IF anidado vs VLOOKUP

Como beneficio adicional, BUSCARV mantiene los valores en la hoja de trabajo (donde se pueden cambiar fácilmente) en lugar de incrustarlos en la fórmula.

Aunque la fórmula anterior utiliza una coincidencia exacta, puede usar fácilmente VLOOKUP para calificaciones también.

Ver también: 23 cosas que debe saber sobre VLOOKUP

Video: Cómo utilizar BUSCARV

Video: Por qué BUSCARV es mejor que los IF anidados

15. Elija ELEGIR

La función ELEGIR puede proporcionar una solución elegante cuando necesite asignar números simples y consecutivos (1, 2, 3, etc.) a valores arbitrarios.

En el siguiente ejemplo, ELEGIR se utiliza para crear abreviaturas personalizadas para los días de la semana:

IF anidado frente a la función ELEGIR

Seguro pudo use un SI anidado largo y complicado para hacer lo mismo, pero no lo haga :)

16. Use IFS en lugar de IF anidados

Si usa Excel 2016 a través de Office 365, hay una nueva función que puede usar en lugar de los IF anidados: la función IFS. La función IFS proporciona una estructura especial para evaluar múltiples condiciones. sin que anidamiento:

La función IFS: múltiples condiciones sin anidamiento

La fórmula utilizada anteriormente se ve así:

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¡Tenga en cuenta que solo tenemos un par de paréntesis!

¿Qué sucede cuando abre una hoja de cálculo que usa la función IFS en una versión anterior de Excel? En Excel 2013 y 2010 (y creo que Excel 2007, pero no puedo probar) verá '_xlfn'. adjunto al IFS en la celda. El valor calculado previamente seguirá ahí, pero si algo hace que la fórmula se vuelva a calcular, verá un error #NAME. Microsoft tiene mas informacion aqui .

17. Max out

A veces, puede usar MAX o MIN de una manera muy inteligente que evita una declaración IF. Por ejemplo, suponga que tiene un cálculo que debe dar como resultado un número positivo o cero. En otras palabras, si el cálculo arroja un número negativo, solo desea mostrar cero.

La función MAX le ofrece una forma inteligente de hacer esto sin un IF a la vista:

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Esta técnica devuelve el resultado del cálculo si es positivo y cero en caso contrario.

Amo esta construcción porque es tan simple . Consulte este artículo para obtener una reseña completa. .

18. Capturar errores con IFERROR

Un uso clásico de IF es atrapar errores y proporcionar otro resultado cuando se lanza un error, como este:

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Esto es feo y redundante, ya que la misma fórmula entra dos veces y Excel tiene que calcular el mismo resultado dos veces cuando no hay ningún error.

En Excel 2007, se introdujo la función IFERROR, que le permite atrapar errores de forma mucho más elegante:

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Ahora, cuando la fórmula arroja un error, IFERROR simplemente devuelve el valor que proporcionaste.

19. Usa lógica booleana

A veces, también puede evitar los IF anidados utilizando lo que se llama 'lógica booleana'. La palabra booleana se refiere a valores VERDADERO / FALSO. Aunque Excel muestra las palabras VERDADERO y FALSO en las celdas, internamente Excel trata VERDADERO como 1 y FALSO como cero. Puede utilizar este hecho para escribir fórmulas inteligentes y muy rápidas. Por ejemplo, en el ejemplo VLOOKUP anterior, tenemos una fórmula IF anidada que se ve así:

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Usando lógica booleana, puede reescribir la fórmula de esta manera:

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Cada expresión realiza una prueba y luego multiplica el resultado de la prueba por el 'valor si es verdadero'. Dado que las pruebas devuelven VERDADERO o FALSO (1 o 0), los resultados FALSOS efectivamente cancelan la fórmula.

Para resultados numéricos, la lógica booleana es simple y extremadamente rápida, ya que no hay bifurcaciones. En el lado negativo, la lógica booleana puede resultar confusa para las personas que no están acostumbradas a verla. Aún así, es una gran técnica para conocer.

Video: Cómo usar la lógica booleana en fórmulas de Excel

¿Cuándo necesitas un IF anidado?

Con todas estas opciones para evitar los IF anidados, es posible que se pregunte cuándo tiene sentido utilizar un IF anidado.

Creo que los IF anidados tienen sentido cuando necesitas evaluar varias entradas diferentes tomar una decisión.

Por ejemplo, suponga que desea calcular el estado de una factura de 'Pagada', 'Abierta', 'Vencida', etc. Esto requiere que observe la antigüedad de la factura. y saldo pendiente:

Calcular el estado de la factura con un IF anidado

En este caso, un IF anidado es una solución perfecta.

¿Tus pensamientos?

¿Y usted? ¿Eres un IF-ster? ¿Evita los IF anidados? ¿Son malvados los FI anidados? Comparta sus pensamientos a continuación.

Aprenda fórmulas de Excel rápidamente con entrenamiento en video conciso . Autor Dave Bruns


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